Archivos y tecnología unidos por el presente y futuro del acceso a la información

La-tecnología-facilita-el-acceso-y-la-visibilidad-de-los-archivosSi no se escucha y entiende, puede que no se sepa lo que se necesita. Si no se muestra y enseña, puede que nadie te comprenda. Si no se corrige y avanza, puede que te quedes solo en el camino. Tanto archivos como tecnólogos están llamados a entenderse por el fin común de dotar de tecnología toda la información y documentación que contienen para ponerla a disposición de la sociedad en el presente y en el futuro.

Desde hace años ese entendimiento (matrimonio) entre tecnología y archivos es una realidad. Una unión que suma esfuerzos y refuerza a la sociedad de la información y del conocimiento. Archivos que se deben a organizaciones / personas, tecnología que se debe a esos archivos y por los cuales deben trabajar para ser facilitadores más que lastres en las espaldas de los archivos.

La actitud que tenemos desde Baratz con nuestros clientes es una actitud de escucha y entendimiento. Una actitud en la cual tratamos de mostrar, enseñar y adaptar nuestras soluciones a las necesidades de los archivos. Una actitud en la cual aceptamos nuestros errores, los corregimos y seguimos avanzando por el bien común.

La semana pasada celebramos el II Encuentro de Usuarios de Albalá en la sede de Madrid del Instituto Cervantes. En dicho encuentro nos reunimos con clientes de nuestras soluciones de archivo para mostrarles las novedades y mejoras que podrán disfrutar próximamente y para escuchar cuales son sus necesidades y puntos a mejorar de nuestras plataformas.

Para nosotros el año 2015 fue un año de cambios en el área de Archivos. Año de cambios que se ha traducido en este 2016 en nuestra consolidación y disrupción en los archivos. Hemos hecho una apuesta clara en este sentido y triplicado el personal en el área de Desarrollo. Pensamos que no hay mejor inversión que la orientación hacia el cliente y el tratamiento y dedicación especializada.

Tuvimos la suerte de estar acompañados, y respaldados, por tres magníficos casos de éxito en el Encuentro. Casos de éxito como el del Archivo General del Instituto Cervantes, cuya archivera (Victoria Leyva) manifestó que “trabajando juntos [Instituto Cervantes y Baratz] hemos conseguido cosas que nadie hacía hasta el momento”.

También nos acompaño el Archivo Histórico del Museo del Prado, cuya archivera (Yolanda Cardito) nos habló de las cuatro fases del proceso documental que llevan a cabo en el archivo del museo: organización, integración, difusión y visibilidad. Para ellos es todo un éxito que el investigador llegue al archivo con la consulta ya realizada en MediaSearch. El tema de la visibilidad es un reto a conseguir y que con la puesta online de la colección lo están consiguiendo. También comentó que uno de sus objetivos es hacer del archivo un lugar para todos los públicos.

Por último, nos acompañó el Archivo Municipal de Burgos, cuya directora (Milagros Moratinos) manifestó que “el patrimonio documental es de todos y todos deben tener acceso al mismo“. También hizo referencia al MediaSearch del archivo, al visor cartográfico y a la difusión que realizan a través de las redes sociales desde el archivo.

En el encuentro también contamos con el estimable colaboración de Ramón Alberch (Director de ESAGED) el cual manifestó que las organizaciones tienen que definir su modelo de gestión de documentos e información, que es necesario el trabajo en equipo entre directivos, tecnólogos y archiveros-gestores de documentos, que la falta de estrategia o planificación hace que el gobierno electrónico sea inviable o limitado, que la preservación digital es importante y esencial para el presente de cara al futuro y que conseguir un Sistema de Gestión Documental no es cuestión de rapidez, sino de solidez, continuidad y planificación.

Albalá, archivo físico. Arce, archivo electrónico. MediaSearch, publicación y visibilidad.

Nuestras intervenciones estuvieron ligadas a mostrar las novedades que tenemos preparadas en las soluciones de Archivos. Novedades en las nuevas versiones de Albalá y de MediaSearch, además de mostrar los avances de nuestra solución de Archivo Electrónico (Arce).

Albala 7 es nuestro renovado gestor integral de documentación de archivo. Se convierte en una auténtica aplicación web con nuevos componentes tecnológicos y un replanteamiento total de las funcionalidades archivísticas de descripción, clasificación, búsqueda, valoración, circulación, visualización, etc. Albala 7 se ha desarrollado para dar respuesta al Archivo híbrido, gestionando lo físico y lo electrónico.

Por otro lado, Arce es el módulo de archivo seguro y definitivo de la documentación electrónica. Arce, permite garantizar que los documentos, expedientes electrónicos, así como el resto de objetos electrónicos, sean accesibles, legibles y auténticos. Se basa en estándares abiertos lo que permite la integración con multitud de aplicaciones de la administración electrónica. Basado sobre el modelo de referencia OAIS se puede implementar de forma autónoma o bien embebida en Albala 7 para gestionar el Archivo híbrido.

Por último las novedades que trae MediaSeach 2.0 son las siguientes:

Nueva interfaz de administrador. Interfaz sencilla y ergonómica, de fácil uso para el administrador.
Visor renovado (HTML5). Potente visor basado en HTML5 con grandes capacidades.
Ranking de relevacia avanzado. Mejoras taxonómicas a través de la relevancia avanzada.
Integración con las redes sociales. Incremento de funcionalidades Web 2.0 para usuarios registrados.
Función de agregador OAI-PMH. Capacidades de agregadores de datos para el intercambio.
Diseño de una nueva imagen. Disponibilidad de un “look & feel” genérico renovado.

Fuente: “Archivos y tecnología unidos por el presente y futuro del acceso a la información”. [En Línea]. Comunidad Baratz. Disponible en: http://www.comunidadbaratz.com/blog/archivos-y-tecnologia-unidos-por-el-presente-y-futuro-del-acceso-a-la-informacion/. [Consulta: 30/06/2016]

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